Tietosuojaseloste

Asiakas- ja markkinointirekisteri

 

Asiakkaidemme yksityisyyden suoja on meille tärkeää. Huolehdimme siitä, että kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu voimassa olevan lain mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme mitä henkilötietoja keräämme ja miten pitkään niitä säilytämme, mikä henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on, mitä oikeuksia sinulla on ja miten toimimme, jotta henkilötietojesi käsittely olisi turvallista.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

NutraQ Oy (jäljempänä ’NutraQ’ tai ’me’) on tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettujen henkilötietojen rekisterinpitäjä.

Jos haluat lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, voit ottaa meihin yhteyttä:

NutraQ Oy,
PL 4860,
00002 Helsinki
Puhelin: 0800 413 700
Sähköposti: asiakaspalvelu@vitaelab.fi

Jos olet tyytymätön henkilötietojesi käsittelyyn NutraQ:lla, voit myös kääntyä valvontaviranomaisen puoleen:
Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00331 Helsinki, sähköposti tietosuoja@om.fi.

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme sinusta mm. seuraavia tietoja

- Etu- ja sukunimi
- Yhteystiedot: osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Ikä ja sukupuoli
- Tilaus-, toimitus- ja maksutiedot
- Ostohistoria ja tilauksista kertyvät etupisteet sekä etupisteiden käyttö
- Asiakaspalvelutapahtumien tiedot
- Markkinointisuostumukset ja -kiellot

Kun käytät verkkosivustoamme ja verkkokauppaamme, käytämme myös evästeitä mahdollistamaan verkkokauppaostoksesi sekä keräämään tietoja käyttäytymisestäsi verkkosivustolla, mukaan lukien IP-osoitteet. Voit lukea lisää tästä evästeiden käytöstä.

Emme pyydä asiakkailtamme emmekä käsittele arkaluonteista tietoa. Älä siksi anna meille arkaluonteisia tietoja (esimerkiksi tietoja rodusta tai etnisestä alkuperästä, poliittisesta näkemyksestä, uskonnollisesta tai filosofisesta vakaumuksesta, ammattiliittoon kuulumisesta, terveydestä tai seksuaalisesta suuntautumisesta tai käyttäytymisestä).

3. Mihin tarkoitukseen ja millä perusteella keräämme henkilötietoja?

NutraQ käsittelee asiakkaistaan henkilötietoja vain tiettyihin ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Alla olevaan taulukkoon on koottu tietojen käyttötarkoitukset, käsiteltävät tietoryhmät sekä niiden laillinen käsittelyperuste.

Käyttötarkoitus

Henkilötietoryhmät

Käsittelyperuste

Asiakashallinta ja asiakkuuden hoito: Palveluiden tarjonta, asiakkaiden tunnistaminen, tilauksiin liittyvä välttämätön asiakasviestintä, tilaussopimusten täyttäminen (tuotteiden toimitus ja laskutus).

Yhteystiedot, asiakaspalvelutapahtumat, ostohistoria, etupisteet ja etupisteiden käyttö

Sopimusten täytäntöönpano sekä oikeutettu etu

Markkinointi: markkinointi- ja tarjoussähköpostit, tekstiviestit sekä uutiskirjeet.

Nimi- ja yhteystiedot. Mainosviestien kohdentamiseen käytetään myös tietoa iästä ja sukupuolesta.

Suostumus sekä oikeutettu etu

Palveluiden (ml. verkkosivut ja verkkokauppa) ja liiketoiminnan harjoittaminen ja kehittäminen ja käytettävyyden parantaminen, analysointi ja tilastointi, petosten havaitseminen ja ennaltaehkäisy, saatavien perintä, asiakastutkimukset.

Esimerkiksi yhteystiedot, ostohistoria, tiedot verkkokäyttäytymisestä,

Oikeutettu etu

Kirjanpito, tilintarkastus ja muut lakisääteiset velvollisuudet.

Ostotapahtumat ja maksutiedot.

Lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen (esim. kirjanpito- ja verolainsäädäntö)

 

 

 

Jos käytämme suostumustasi henkilötietojen käsittelyn perustana, voit peruuttaa sen milloin tahansa joko ottamalla meihin suoraan yhteyttä tai seuraamalla markkinointisähköpostissa annettuja ohjeita. Se, että peruutat suostumuksesi, ei vaikuta henkilötietojemme käsittelyn laillisuuteen ennen suostumuksen peruuttamista.

Käytämme asiakasryhmittelyjä ja profilointeja myynnin analysointiin, palveluiden ja tuotteiden kehittämiseen sekä markkinoinnin ja viestinnän kohdentamiseen.

4. Mistä lähteistä saamme henkilötietoja ja miten pitkään niitä säilytämme?

Kun teet tilauksen ja sinusta tulee asiakkaamme, annat meille tietosi itse. Pyydämme sinulta vähintään nimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi. Jos olet alle 18-vuotias ja olet tekemässä ostoksen, sinulla on oltava huoltajasi suostumus ennen henkilötietojesi antamista ja ostoksen tekemistä. Antamasi tiedot sekä tiedot ostohistoriastasi, sinulla olevista etupisteistä ja niiden käytöstä säilytämme asiakasrekisterissä niin pitkään kuin sinulla on aktiivinen asiakassuhde meillä, ja enintään 3 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen. NutraQ on velvollinen säilyttämään osan tiedoista määräajan myös asiakassuhteesi päätyttyä, esimerkiksi kirjanpitolain mukaan tekemistäsi tilauksista viiden vuoden ajan sen tilikauden päättymisestä, jonka aikana ostotapahtuma on ollut.

Keräämme myös tiedon sukupuolesta ja iästä. Jos emme ole saaneet näitä tietoja sinulta itseltäsi, keräämme ne ulkopuolisista lähteistä. Käytämme tällöin sukupuolen määrittämiseen virallislähteistä saatavia nimiluetteloita. Iän määrittämiseen käytämme tilastollista tietoa tiettyjen etunimien yleisyydestä eri ikäluokissa. Osoitteiden ja puhelinnumeroiden päivittämiseen käytämme ulkopuolisia kaupallisia yhteystietorekistereitä.

Asiakassuhteen päätyttyä säilytämme markkinointirekisterissä tiedot nimestäsi, sukupuolestasi, osoitteestasi, sähköpostiosoitteestasi sekä puhelinnumerostasi, jotta voimme ilmoittaa sinulle tarjouksista sekä tuotteitamme koskevista uutisista, joiden arvelemme kiinnostavan sinua. Näitä tietoja säilytämme markkinointirekisterissä 7 vuoden ajan. Jos olet antanut meille markkinointikiellon, emme kuitenkaan lähetä sinulle tällaista viestintää.

Kun tietojasi ei enää tarvita asiakkuuden hoitamiseen, markkinointiin tai lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseen, poistamme ne rekistereistämme tai anonymisoimme ne.

5. Kenelle siirrämme tai luovutamme henkilötietoja?

Voimme siirtää tai luovuttaa henkilötietoja seuraaville kolmansille osapuolille:

1) Muut Nutra Q-konserniin kuuluvat yritykset tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Our Brands - NutraQ

2) Palveluntarjoajat, joiden palveluita käytämme liiketoiminnassamme, kuten verkkopalveluiden ylläpito, tietotekniikka ja siihen liittyvä infrastruktuurin tarjonta, asiakaspalvelu, markkinointisähköpostien toimitus, kirjanpito, tilintarkastus, saatavien perintä ja muut palvelut.

3) Muut yritykset, joiden kanssa teemme yhteistyötä tiettyjen tuotteiden tai palveluiden parissa, esim. yhteistyökumppanit tuotteille, joita kehitämme ja / tai markkinoimme, tai ulkopuoliset puhelinmyyntifirmat, jotka auttavat meitä ottamaan yhteyttä asiakkaisiin.

4) Asiaankuuluvat viranomaiset siltä osin kuin siirto tai luovutus perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen.

Voimme käyttää henkilötietojen käsittelijöitä kerättyjen henkilötietojen käsittelyssä. Sääntelemme palveluntuottajien tietojenkäsittelyä ja pääsyä henkilötietoihin esimerkiksi asettamalla niille salassapitovelvollisuuden palvelusopimuksissamme. Sopimusten mukaan käsittelijät takaavat ryhtyvänsä turvatoimiin, jotta henkilötietojen käsittely tapahtuisi turvallisella tavalla ja voimassa olevan ja sovellettavan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Voimme jakaa tietojasi niin EU:n/ ETA:n sisällä kuin sen ulkopuolella. NutraQ käyttää EU/ ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuvissa siirroissa sopivia turvatoimia (esimerkiksi EU:n komission mallisopimuslausekkeita) varmistaakseen, että henkilötietojesi siirtäminen tapahtuu voimassa olevan ja soveltuvan yksityisyyttä suojaavan lainsäädännön mukaisesti.

6. Miten varmistamme henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden?

Asiakkaidemme henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, joilla on niiden käsittelyyn työtehtäviensä tai vastuualueensa vuoksi välttämätön tarve. Varmistamme tämän asianmukaisella käyttövaltuushallinnalla. Henkilöstöllämme on asiakastiedon käsittelyä koskeva vaitiolovelvollisuus. Koulutamme henkilöstöämme käsittelemään asiakkaiden henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja hyvien käytäntöjen mukaisesti.

Käsittelemme kaikkia henkilötietoja tietoturvallisessa ympäristössä. Käytämme verkkosivuillamme Secure Sockets Layer (SSL) -salausteknologiaa. SSL salaa kaikki henkilötietosi niin, ettei tietoja voida lukea verkossa. Käytämme tietojen suojaamiseen lisäksi palomuureja, virustorjuntaohjelmia ja muita teknisiä turvakeinoja. Paperilla olevat henkilötiedot säilytämme lukituissa tiloissa.

7. Miten käytämme evästeitä?

Evästeiden käytöstä verkkosivustollamme ja verkkokaupassamme voit lukea evästeinfostamme.

8. Mitä oikeuksia sinulla on henkilötietoihisi?

Sinulla on oikeus saada tietää mitä sinua koskevia tietoja käsittelemme, mistä olemme hankkineet tiedot sekä miten tietoja on käytetty. Sinulla on lisäksi oikeus saada kopio sinua koskevista säilyttämistämme tiedoista sekä oikeus vaatia, että henkilötietosi poistetaan, oikaistaan tai että niiden käsittelyä rajoitetaan. Jos tietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvollisuuteen, tietojen poisto-oikeutta ei kuitenkaan ole. Sinulla on lisäksi oikeus vaatia, että meille antamasi henkilötiedot siirretään toiselle oikeushenkilölle (ns. tietojen siirto järjestelmästä toiseen), jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseemme, sekä jos käsittely tapahtuu automaattisesti.

Jos sinulla on kysymyksiä käsittelemiemme sinua koskevien tietojen suhteen tai jos haluat käyttää oikeuksiasi (esimerkiksi päivittää tai oikaista virheellisiä henkilötietojasi tai poistaa niitä tai muuttaa viestintätapaa koskevaa valintaasi tai et halua tulevaisuudessa vastaanottaa markkinointiviestintää meiltä), ota meihin yhteyttä kirjallisesti. Yhteystiedot löydät tämän tietosuojaselosteen kohdasta 1.

9. Miten muutamme tietosuojaselostetta?

Voimme muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Teemme muutoksia tietosuojaselosteeseen esimerkiksi lainsäädäntömuutosten, viranomaisohjeistuksen tai omien toimintatapojemme tai sopimusten muutosten vuoksi. Päivitetyt versiot muutospäivämäärineen julkaistaan verkkosivuillamme www.vitaelab.fi, jotta käy selkeästi ilmi, milloin uusin muutos on tehty.

Tietosuojaseloste päivitettiin viimeksi 1.4.2021.